Трудовая книжка – важнейший документ для всех, кто хотя бы раз в жизни был трудоустроен. Именно благодаря ему рассчитывается рабочий стаж, из которого в дальнейшем формируется пенсия и начисляются различные социальные льготы. О том, кто занимается заполнением документа, как его правильно оформить, где хранить и как вносить изменения, как сделать запись в трудовой на прием на работу, будет рассказано в этой статье. Будут освещены и другие вопросы. Например, вопрос внесения записи в трудовую книжку о приеме директора.
Что представляет собой этот документ?
Это официальный документ, в котором в полном объеме отражается рабочая деятельность гражданина, его заслуги на том или ином посту, фиксируется рабочий стаж.
Она необходима не только государственным органам, чтобы рассчитывать объем предоставляемых социальных льгот и размер пенсии, но и работодателям, которые благодаря записям в этом документе могут узнать все об официальной трудовой деятельности человека. Это позволяет оценить профессиональные качества, а также навыки, которыми гражданин обладает.
Оформление, заполнение, внесение изменений и корректировок в книжку регулируется не только положениями Трудового кодекса РФ, но и некоторыми нормативными документами профильного министерства.
Внешний вид
Внешней вид документа, а также вкладыша, который к нему прикрепляется, тоже регламентирован, так как трудовая книжка – важный документ, имеющий юридическую силу.
Более подробную информацию об этом можно узнать, ознакомившись с постановлением Правительства «О трудовых книжках», изданным в начале января 2004 года.
Конкретные рекомендации в данном постановлении о том, как вести и заполнять книжку, практически отсутствуют. Поэтому некоторые положения, описанные далее, касающиеся внесения в книжку записей, приняты негласно и никакой законодательной базы под собой не имеют.
Правда, есть инструкция, выпущенная Минтруда 10 октября 2003 года за номером 69, в которой все же содержатся некоторые конкретные правила заполнения.
Если все доступные разделы для заполнения в трудовой заняты, нужно оформить для нее вкладыш, который будет заполняться точно так же, как и оригинал трудовой.
Первое оформление
Каждый работающий гражданин когда-то оформлял трудовую книжку впервые. Каким образом это происходило? При первом трудоустройстве наниматель выдавал документ гражданину сразу после подписания трудового контракта, издавал приказ о приеме на должность и в течении пяти дней с момента подписания договора вносил соответствующую запись в трудовую о приеме на должность.
Все это актуально и сейчас.
Если у кандидата на данный пост нет трудовой книжки, это не дает права нанимателю отказывать ему в получении должности (ссылаясь именно на эту причину). Работодателю, если он возьмет этого человека на должность, лишь придется оформить документ и внести в него первую запись трудовую о приеме на работу.
Для получения первой трудовой книжки кандидату на пост понадобится написать заявление, адресованное работодателю, с соответствующей просьбой и оформить рабочий бланк. Все действия нужно производить, руководствуюсь статьей ТК РФ за номером 65. В итоге документ будет зарегистрирован в трудовой базе.
О последнем стоит сказать несколько слов. Трудовая книжка не может печататься, как стандартный коммерческий продукт. Напротив, ведется строгий учет этих документов, а каждой книжке присваивается соответствующий регистрационный номер.
Кто занимается оформлением документа?
Что касается оформления, ведения документа, это внутренние дела компании. Руководитель фирмы сам решает, кому доверить эту обязанность. Чаще всего это либо он сам (если штат совсем небольшой), либо бухгалтер, либо сотрудник отдела кадров.
Никаких специальных знаний для этого не требуется, так что заполнением и оформлением в целом может заниматься любой специалист. Главное, чтобы его должностная инструкция содержала определенные обязанности по заполнению трудовых книжек.
Чтобы узаконить этот процесс, директор организации издает соответствующий приказ, которым наделяет необходимыми полномочиями по заполнению трудовой книжки какого-то сотрудника. Последний получает возможность:
Если заполнением документа собирается заниматься директор организации, то ему все равно нужно издавать приказ о наделении себя необходимыми полномочиями для оформления книжек сотрудников.
Почему важно очень внимательно отнестись к выбору сотрудника, которому будет доверено заполнение? Потому что данный документ может:
- подвергаться проверкам контролирующих структур;
- попасть в руки к другому специалисту по заполнению (при смене места работы, например); если в книжке будет обнаружена ошибка, то исправлять ее обязан нынешний наниматель (даже если ее допустили когда-то давно и не в данной организации), это стандартная человеческая вежливость.
Документы для оформления
Чтобы зарегистрировать и внести запись в трудовую о приеме, человек, который трудоустраивается на должность, обязан предоставить определенный пакет документов, на основании который наниматель сделает соответствующую запись в трудовую.
В него входят:
Со стороны работодателя так же должен иметься набор бумаг, позволяющих внести запись, а именно:
Также ему понадобится гербовая печать, которая официально подтвердит все записи, внесенные в трудовую при приеме на работу
Титульный лист
Титульный лист трудовой – первая страница, которая заполняется один раз. Очень важно при заполнении не допустить ошибок, поэтому и работу по оформлению следует доверять, как было сказано выше, ответственному и аккуратному человеку.
Разумеется, нужно заполнить все графы документа:
Внизу страницы необходимо подтвердить заполненные данные и владельцу документа, и тому, кто занимается оформлением книжек.
При этом первый и второй пункт в книжке заполняются так же, как и в паспорте. Сокращения исключены. Образование заполняется теми же данным, что записаны в дипломе.
С разделом «Профессия» могут возникнуть проблемы. Например, на работу может устраиваться школьник или студент, у которого никакой специальности пока нет. В таком случае пункт следует оставить незаполненным до тех пор, пока профессия не будет получена (выдан на руки диплом).
Владельцу книжки следует перепроверить всю информацию, которую за него заполнил специалист, отвечающий за ведение трудовых документов в организации. Если последний все-таки допустил ошибку в заполнении первых двух пунктов, книжка считается недействительной, исправлять на титульном листе в этих графах ничего нельзя, поэтому весь документ уничтожается.
Важно уточнить:
- изменение – замена одной верной записи на другую;
- исправление – замена ошибочной записи на верную;
- дополнение – прибавление к верной записи в трудовую о приеме на работу, к примеру, дополнительных верных сведений.
Изменения можно вносить в любой раздел книжки: на титульный лист, в раздел о местах работы, в раздел награждений и т. д. Исправления вносить на титульный лист строго запрещено.
Ели никаких недочетов или ошибок нет, то владелец ставит спою подпись, заполняющий гражданин – свою, все фиксируется печатью организации, в которую происходит трудоустройство. Тогда можно вносить запись в трудовую о приеме на работу.
Корректировка
Как уже было отмечено, вносить исправления в титульный лист нельзя, а вот изменения – можно. Самый простой пример изменения – смена фамилии гражданина.
Чтобы внести новую фамилию человека, старые данные нужно зачеркнуть, рядом написать правильную информацию, а на корочке с внутренней стороны (слева от титульного листа) описать документ, на основании которого в книжку было внесено изменение (бумага из ЗАГСа, например).
Зачеркнутая запись будет аннулирована, а новая вступит в силу.
Сведения о занимаемой должности
Согласно статье 66 ТК РФ даже при наличии заключенного трудового контракта, если отсутствует запись в трудовой книжке о приеме на работу, сотрудник формально не занимает должность, на которой он трудится. Поэтому чтобы пользоваться всеми привилегиями, которые дает наличие книжки, обязательно нужно следить за тем, чтобы ее вовремя заполняли. Как добавляется запись о трудоустройстве в данный документ? Образец записи в трудовой о приеме выглядит следующим образом.
Во-первых, в графе, содержащей данные о приеме на работу (переводе и т. д.) вписывается полное название организации.
Далее – на строчку ниже – в разделе с номером ставится порядковый номер записи (на 1 больше, чем предыдущий, или 1, если запись первая), в разделе с датой ставится дата фактического вступления в должность, а в графе сведений о приеме производится запись о том, что гражданин принят на такую-то должность в такой-то отдел. Последняя графа должна содержать документы, на основании которых производится данная запись в трудовой книжке прием на работу.
Если гражданин сменил должность, перешел в другой отдел, перевелся со старой работы на новую путем официального перевода, в трудовую книжку необходимо внести данные об этом, чтобы работодатель мог знать обо всех трудовых изменениях своего нового сотрудника.
Для руководящего состава никаких исключений нет. Точно так же вносится запись в трудовую генеральному директору о приеме на должность.
Правила внесения записей (общепринятые)
Чтобы у контролирующих органов или новых нанимателей, которые должны столкнуться с данными, содержащимися в трудовой книжке, не было проблем с их изучением, следует придерживаться правил оформления, которые будут представлены далее.
Про последний пункт стоит сказать несколько подробнее:
- если организация меняет название, порядковый номер ставить не нужно;
- при создании копии трудовой запись о стаже не помечается порядковым номером, она не включается в систему счета;
- заголовки записей, которые вносятся в раздел, содержащий сведения о работе, так же не нумеруются.
При этом владелец документа обязан быть ознакомлен со всеми данными, которые были внесены/изменены/исправлены в трудовой, под роспись.
Две трудовые у одного владельца
Иногда гражданину необходимо внести запись в трудовой книжке о приеме на должность сразу на двух работах. Законно ли это?
Вполне. Нигде в законодательстве РФ не сказано, что человек может иметь одну и только одну трудовую книжку. Никаких штрафов или иных санкций за это не последует. Другой вопрос – какой в этом смысл?
Помимо каких-либо частных исключительных ситуаций, люди заводят вторую трудовую книжку, чтобы получать как-либо льготы сразу с двух работ, но это глупо, потому что, например, даже больничный отпуск оплачивается лишь по одной трудовой, отчисления в Пенсионный фонд также идут только с одной трудовой.
Совместительство
Среди граждан по-прежнему распространена практика совместительства: когда человек официально трудоустроен сразу на двух работах. В этом случае не нужно оформлять вторую трудовую, достаточно сделать соответствующие записи в том документе, который уже имеется.
Как внести запись в трудовой о приеме по совместительству? Аналогично, как описано выше, только в конце после указания должности (гражданин принят на такую-то должность в такой-то отдел) добавляется словосочетание «по совместительству».
Точно такие же правила действуют и для тех, кто нанимается учеником. В последнем случае пишется «принят учеником».
Нюанс внесения записей для физлиц
Запись в трудовой о приеме для ИП не отличается от аналогичной для ООО или АО. Но что можно сказать о незарегистрированных предпринимателях? Не секрет, что предпринимательскую деятельность можно вести без регистрации.
Если предпринимателю потребуется прибегнуть к чьей-то помощи, то он не сможет оформить этого человека, как сотрудника, с помощью трудовой книжки, потому что ему запрещено законом приобретать эти документы. Придется оформлять всю трудовую деятельность с помощью нотариально заверенного договора, специально предусмотренного для этой цели.
Итог
Подводя итог вышенаписанному, стоит еще раз тезисно отметить важные моменты, которые нужно уяснить для грамотной работы с трудовой книжкой.
Стоит еще раз уточнить информацию о приеме директоров на должность. Запись в трудовой о приеме директора, конечно, в незначительных деталях отличается от стандартной записи, но в целом эти детали не играют большой роли.
При первом трудоустройстве (когда у гражданина еще нет трудовой и он как раз собирается ее оформить) у работодателя есть пять дней, чтобы внести все необходимые сведения о сотруднике в трудовую. Если данных в книжке нет, работник юридически не вступил в свою должность. При повторном трудоустройстве срок внесения информации увеличивается до семи дней, при увольнении наниматель обязан вернуть трудовую со всеми внесенными данными в день, когда гражданин складывает с себя должностные полномочия.
