Пакет офисных программ от компании Microsoft содержит множество полезных утилит, и Excel («Эксель») – одна из них. Появление данного дополнения облегчило жизнь студентов, бухгалтеров, логистов и людей других профессий, регулярно работающих с большим объемом данных и производящих расчеты. Функция сортировки данных помогает в аналитической работе и позволяет автоматизировать процесс поиска необходимой информации. Далее указано, как в «Экселе» отсортировать по дате данные.
Формат ввода данных
Перед началом проведения выборки необходимо убедиться, что данные в столбце с датами введены в соответствующем формате. Если даты будут введены в текстовом виде, то результаты сортировки будут некорректными. Нужно привести все показатели к единому формату – это главное правило любой классификации.
По умолчанию в новом документе Excel все ячейки имеют общий формат, так что перед началом ввода данных нужно перевести все столбцы в тот вид, в котором эти данные будут вводиться и должны храниться. Для этого необходимо выделить ячейки, с которыми будет производиться работа, нажать правую кнопку мыши и выбрать пункт «Формат ячеек». На вкладке «Число» можно найти требуемый вариант для ввода данных.
Сортировка по дате
Рассмотрим пример. Пусть таблица состоит из 2 столбцов, в первом содержится дата, а во втором – числовое значение. Для понимания, что сортировка сработала корректно и отсортировались данные не только в первом столбце, одна из строк таблицы выделена желтым цветом.
Самый элементарный способ отбора – воспользоваться встроенной функцией «Сортировка и фильтр», которая находится на главной вкладке программы (правый верхний угол) или вызывается по щелчку правой кнопки мыши. Для проведения операции необходимо выделить все ячейки с данными, запустить функцию сортировки и выбрать необходимые условия.
В результате все показатели перегруппируются по указанному условию (в примере – от новых к старым).
Как в «Экселе» отсортировать по дате по возрастанию?
Для того чтобы данные расположились по возрастанию, необходимо при выборе условий сортировки отметить пункт «От старых к новым». В результате все данные отображаются в хронологическом порядке, а выделенная строка помогает понять, что во время процесса потеря данных не произошла.
Сортировать и фильтровать данные необходимо с особой осторожностью, особенно если речь идет о больших объемах информации. Перед началом проведения выборки рекомендуется сделать резервную копию рабочего файла, чтобы в случае ошибки была возможность восстановить информацию.
